Een programmatische aanpak om constant te verbeteren

Het zal niet de eerste keer zijn, dat iemand van buitenaf “wordt ingevlogen” om een aantal verbeterprojecten vlot te trekken. De organisatie heeft een probleem en zoekt iemand die in projectmatige zin kan helpen om een aantal vraagstukken op orde te krijgen. Vaak is er al over nagedacht, maar men heeft zelf niet altijd voldoende know-how of personele capaciteit om hier mee aan de slag te gaan. Wanneer je op internet speurt, ontdek je, dat dit soort vraagstukken van alledag zijn. In 2003 schreef Dirk-Jan de Bruijn hier al een boek over. (De kunst van het implementeren)

Je zou toch verwachten dat we hier met elkaar, nu we ruim 15 jaar verder zijn, een aantal stappen in hebben gezet. Maar schijn bedriegt en dat laat de praktijk in sommige organisaties zien. (Niet bij u natuurlijk)

 

Context

De economie ontwikkelt zich momenteel in een hoog tempo en de veranderbehoefte van organisaties vertoont in dat opzicht een equivalente lijn. Een aantal willekeurige uitdagingen waar bedrijven vandaag de dag voor staan zijn bijvoorbeeld het handhaven of uitbouwen van de marktpositie, “meer doen met minder”, het vormgeven van aantrekkelijk werkgeverschap en het inspelen op technologische ontwikkelingen. Men heeft vaak zelf niet door, maar het verandertraject binnen de eigen organisatie is eigenlijk al ingezet. Zoiets gebeurt welhaast sluipend. Een manager uit de organisatie merkt dat een aantal processen waar hij verantwoordelijk voor iets niet optimaal lopen en geeft de opdracht hier iets aan te doen. Een medewerker gaat er mee aan de slag maar komt tot de conclusie, dat hij er eigenlijk geen tijd voor heeft en dat er ook in bredere zin nog veel meer moet gebeuren. Het product wat hij uiteindelijk oplevert is niet naar de zin van de manager of slechts een deel van de oplossing. In feite is dat een signaal dat de bedrijfsvoering niet meer optimaal aansluit bij de doelen van de organisatie. Als dit bij u in de organisatie aan de orde is en u wilt dit op orde wilt krijgen, dan vraagt dit doorgaans om ook de aanpak van andere probleemgebieden.

 

De programmatische aanpak

Hoe kun je een dergelijk vraagstuk nu het hoofd bieden? Een mooie leidraad voor een dergelijk veranderproces zou je met een “Kotterachtige aanpak” vorm kunnen geven, maar dan wel verrijkt met een aantal gereedschappen en praktische toepassingen, die afgestemd zijn op het vraagstuk zelf. Hoe kan een goede programma-aanpak er op hoofdlijnen nu uitzien?

 

  1. Er moet sprake zijn van urgentiebesef, in veel gevallen gevoed door de strategische top van de organisatie. Er wordt een probleem gesignaleerd, wat voortvarend aangepakt moet worden.
  2. Stel een team samen voor een programmatische aanpak. Een programma kent meerdere projecten, die gestandaardiseerd zijn vormgeven. Dat helpt bij sturing in de voortgang.
  3. Zorg voor een goede visie. Wat pakken we aan en waarom? Maak voorafgaand een goede analyse van de probleemstelling. Waarom pakken we wat aan en welke prioritering wordt gehanteerd?
  4. Zorg voor het gebruik van een aantal gereedschappen die gebruikt kunnen worden ter ondersteuning. Te denken valt aan het instrument Project Portfolio Management. (PPM)
  5. Communiceer regelmatig met uw omgeving wat u gaat doen, maar ook welke resultaten er zijn geboekt. Deel de PPM-opbrengsten.
  6. Evalueer regelmatig en stel bij en laat de gekozen koers niet los.
  7. Zorg dat de gekozen aanpak, onderdeel wordt van de cultuur in huis.

 

Borging in de organisatie

Verbeterprojecten zijn zoals gezegd van alledag. Een kwestie van constant verbeteren. Maar waarom dan niet structureel programmatisch borgen binnen de bedrijfsvoering van de organisatie? Een programmamanager en project-portfoliomanager als vaste kern, die afhankelijk van het soort project worden aangevuld met projectleiders uit de business. De vaste kern wordt daarmee drager van de nieuwe aanpak en indirect beïnvloeder van een nieuwe cultuur. Maar uiteraard alleen in organisaties waar het echt nodig is. (Niet bij u natuurlijk…)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

vier + 5 =